Tener información para tomar decisiones cuesta tiempo y esfuerzo. Trabajar en la organización del equipo de trabajo es un paso fundamental para tener la empresa ordenada, y cumplir los objetivos productivos, económicos y financieros.
Escuchá la columna de Ezequiel Cruz- Grupo Cencerro- en Agrolink Radio
El productor tiene que tener en la cabeza que cada participante de la empresa tiene la
responsabilidad de registrar toda la información respecto de su área de trabajo.
Ejemplos concretos:
- El chofer del camión debe registrar las cargas de combustible y los kilómetros recorridos.
- El veterinario, el consumo de los insumos ganaderos.
- El encargado ganadero debe registrar el cambio de parcela de la hacienda.
- El ingeniero agrónomo, las labores realizadas y el consumo de insumos.
Toda la información registrada debe ir a un sistema y/o planillas de excel que puedan ser
depuradas y organizadas para hacer “Gestión”.
Lee también: ¿Cómo trabajar la comercialización de la producción?
¿Cómo dividir el trabajo administrativo?
Para que la información fluya y poder trabajar en la gestión de la empresa, es necesario separar las responsabilidades en "Cuentas por Pagar" y "Cuentas por Cobrar".
Es probable que esto lo haga una sola persona, pero igualmente se debe tener noción que son tareas distintas pero muy relevantes a la hora de obtener información para armar el “Control de Gestión” de la empresa.
Las "Cuentas por Pagar" son aquellas que producen erogaciones o gastos. Deben estar vinculadas con comprobantes que validen y permitan imputar los gastos de forma ordenada (remitos, órdenes de trabajo, tickets, etc). Es muy importante tener el registro del 100% del dinero que sale de la empresa, esto se conoce como trazabilidad de gastos.
Las "Cuentas por Cobrar" son aquellas cuentas que producen ingresos. Es clave que
documentar cómo va ingresando dinero a la empresa identificando la unidad de
negocio que produjo el ingreso (Ej: Una venta que corresponde a la cosecha de maíz
19/20). Esto nos va a ayudar a determinar la rentabilidad de cada unidad de negocio.
Teniendo las "Cuentas por Cobrar" y "Cuentas por Pagar" ordenadas, la información tenderá a fluir y será más fácil que la persona responsable de la gestión de la empresa pueda armar los reportes.
¿Cómo liderar al equipo para que el esquema de trabajo funcione?
La gestión, para que tenga sentido, se tiene que hacer mes a mes. El encargado de armarla tiene que ir semana a semana solicitando información clave a los distintos responsables para poder llegar a una reunión mensual en donde se consoliden todos los datos y se expongan.
Es muy relevante que los circuitos de información no se corten y por eso el seguimiento debe ser semanal/diario. Será muy importante que todo el equipo entienda que el valor de la construcción de los datos de forma diaria ayuda a administrar y gerenciar de manera eficiente la empresa.
