Presupuesto y monitoreo

Una de las herramientas de gestión más importante para una empresa agropecuaria es su presupuesto anual. Allí se definen los requerimientos de cada unidad de negocio y las cantidades físicas de venta. En base a ello, la empresa dispondrá de los recursos necesarios para cumplir los objetivos propuestos.

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Caso

Una empresa del rubro tambero nos comunicó que para esta campaña pretendía focalizar y hacer más eficiente el proceso de construcción del presupuesto anual y su consecuente monitoreo. La empresa es consciente de que los números están cada vez mas finos y no se puede dar el lujo de tener variaciones significativas en sus costos, por eso decidió recurrir a Grupo Cencerro para que los ayudemos con el proceso de forma expedita. Los números en el tambo, como en todo el sector agropecuario argentino, no esperan.

Algunos datos de la empresa:

• 1.600 Vacas en Ordeñe.
• 1.800 Has asignadas al Tambo.
• Sistema mixto Dry Lot y Tambo Móvil.

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Problema

La empresa, en la práctica, está dividida entre lo productivo y lo administrativo con el campo en el interior y la oficina en Buenos Aires. Esto hace que sea compleja la distribución de la información, ya que naturalmente los líderes de las distintas áreas tienen perspectivas distintas del negocio y esto no suma a la concentración de la información sino que la dispersa.

Si bien la empresa cuenta con un software de gestión que en teoría debería estar actualizado, y con la información al día, esto pocas veces ocurre en tiempo y forma. Los problemas cotidianos restan tiempo a la dedicación de ordenar toda la información de forma accesible para consolidarla en un presupuesto. En este contexto la empresa se comunicó con nosotros con una petición muy concreta: “Queremos tener el presupuesto de la campaña cerrado cuanto antes. Lo tenemos que presentar a la junta directiva y estimar la rentabilidad de cada unidad de negocio”.

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Solución

Pusimos manos en acción y lo primero que hicimos fue reunirnos con los líderes de cada unidad de negocio de la empresa para entender como trabajan sus gastos e ingresos. A partir de entender como trabajan las personas de forma individual y cuales son sus preocupaciones, empezamos a diagramar la mejor manera de recopilar la información de forma recurrente y sistemática.

Semanalmente nos juntamos con el gerente general de la empresa para mostrar avances y elaborar la herramienta más idónea. Aquí se definen los aspectos claves a visibilizar y fundamentalmente la forma de exposición de los datos. Por último, una vez creada la herramienta y presentada en versión inicial, procedemos a trabajar recurrentemente los forecast (revisión de presupuesto) junto con la gerencia para ir identificando variaciones propias de un país con costos dolarizados y altamente volátil.

Dentro del esquema general del Presupuesto, trabajamos continuamente con:

  •  Cuadro de Resultado Económico.
  • Flujo de Fondos General.
  •  Flujo de Fondos por Unidad de Negocio.
  •  Rentabilidad por Unidad de Negocio.
  •  Aporte al resultado y facturación por actividad.
  •  Análisis de una devaluación sobre resultado y facturación.